Premessa: non capisco molto di economia. E forse proprio a causa di questa mia dichiarata ignoranza faccio ancora molta fatica a capire il perchè nei periodi di crisi moltissime aziende sviluppino progetti di riduzione dei costi senza porre la dovuta attenzione anche sulle spese superflue dei loro IT.
La mia personale opinione sull'argomento è terribilmente cruda quanto vera: la stragrande maggioranza di chi dirige l'IT non ha il coraggio di fare scelte fuori dal branco, ma preferisce sedersi su nomi famosi per avere il deretano protetto qualora qualcosa andasse male. Questo denota, però, una scarsissima conoscenza (e allo stesso tempo voglia di conoscere) di quello che la tecnologia ed il mercato offrono.
Mi ricordo, tanti anni fa, il direttore di un IT che cercava di spiegarmi come mai lui avesse deciso di passare dai PC di una sottomarca a quelli di un brand famoso e poichè per ogni suo punto trovavo una risposta adeguata che smontava la sua tesi, fu costretto alla fine ad ammettere che la scelta gli rendeva la vita più semplice in quanto se qualcosa fosse andato storto nessuno, dall'alto, avrebbe potuto obiettare la sua scelta.
Forse molti non lo ammetteranno, ma la pensano esattamente allo stesso identico modo ed è questa è la vera causa per cui spesso ci si trova in azienda ad avere dei costi esagerati per dei servizi (interni) che potrebbero essere molto più economici se progettati, costruiti e sviluppati con intelligenza e con la giusta apertura mentale... tanto, qualora ci sia un periodo di crisi... basta dare un piccolo taglio al personale e il gioco è fatto.
L'esempio più semplice ed immediato è Microsoft Office che ha un costo terribilmente esagerato se confrontato con quello di Open Office che è bene o male la stessa identica cosa. L'unico punto a favore della suite di Microsoft è la presenza di Access, che è a un livello superiore dell'equivalente di Open Office, ossia Base. Ma per il resto sono perfettamente equivalenti soprattutto se si considera che nel 95% dei casi chi utilizza la suite ne utilizza al massimo un 10%, forse 15%. Già solo l'eliminazione del costo delle licenze di questo prodotto porterebbe un sensibile risparmio in termini di costi annuali, a cui vanno poi aggiunti i risparmi di su possibili software aggiuntivi come quello per realizzare file in formato PDF che è integrato all'interno di Open Office. E ho, volutamente, tralasciato l'eventuale riduzione del quantitativo di dati 'salvati' sui vari sistemi (un documento Word è, senza motivo, un mangiaspazio).
Altro discorso è quello della posta dove esistono sia soluzioni gratuite che a pagamento, ma sempre meno costose della soluzione Exchange che viene solitamente scelta non tanto per reale conoscenza di quello che il mercato offre, ma perchè, esattamente come nel caso di Office, viene reputata uno standard dagli ignoranti. Spesso nessuno però considera che la soluzione Microsoft richiede 2 differenti canali di spesa: la prima è il puro costo del software e degli aggiornamenti/licenze annuali, la seconda è l'insieme di tutte quelle spese aggiuntive necessarie per far funzionare il sistema: costo dell'hardware (e per Exchange servono server ad alte prestazioni), l'energia elettrica che viene consumata per farlo andare e per tenerlo in temperatura, il team che deve stare dietro all'intero sistema (se non altro per le continue applicazioni di patch). E qui, però, non c'è affatto una soluzione gratuita perchè i sistemi free e Open Source richiederebbe comunque una manutenzione da parte di qualche sistemista (non necessariamente più limitata che quella di Exchange), richiederebbe dell'hardware (certamente meno costoso e potente) che comunque richiede energia elettrica sia per il funzionamento che per il condizionamento. L'importanza per la posta di un servizio sempre attivo e di facile utilizzo (per non parlare di integrazione con il resto del mondo) viene risolta da Google for Apps il servizio di Google (appunto) basato sulla tecnologia di GMail, che avrebbe il solo costo annuale, garantendo un servizio sempre attivo senza necessità di personale interno alla sua manutenzione, senza spese di hardware (acuisto e licenze e, soprattutto, servizi di supporto immediato on-site) e dell'energia elettrica necessaria al suo funzionamento... un unico costo annuale per un fior di servizio che include calendario, servizi SMS di notifica, servizi per i cellulari e, allo stesso tempo, un alto numero di servizi di "collaborazione" (instant messaging, condivisione documenti e video) che permetterebbo al team di lavorare anche meglio... tutte cose che Microsoft fa pagare o come plug-in del proprio Exchange o tramite software esterni.
Forse bisognerebbe, proprio nei periodi di crisi, avere il coraggio di rischiare di più e guardare bene e con attenzione, quali cordoni ombelicali marci possono essere tagliati... senza che questo significhi perdere la qualità dei servizi.
E se ci si rende conto che questo lo sta facendo anche Obama nella sua amministrazione, forse è veramente il caso di meditarci sopra!